บทที่ 4 เรื่อง การพัฒนาระบบสารสนเท

สรุป

                การพัฒนาระบบสารสนเทศเป็นงานใหญ่ที่เกี่ยวข้องทั้งในด้านงบประมาณ ทรัพยากรขององค์การและระยะเวลา แต่สิ่งสำคัญอันดับแรกที่จะช่วยให้การพัฒนาระบบประสบความสำเร็จคือ ผู้ใช้ระบบจะต้องให้ข้อมูลแก่ทีมงานพัฒนาระบบในด้านต่างๆ คือสารสนเทศที่หน่วยงานต้องการ ระบบในปัจจุบันมีขั้นตอนในการทำงานที่ยุ่งยากและซับซ้อน และระบบปัจจุบันมีการทำงานที่ผิดพลาดบ่อยครั้ง โดยที่การพัฒนาระบบให้ประสบความสำเร็จนั้นขึ้นอยู่กับปัจจัยดังต่อไปนี้

                1.ผู้นำและผู้ใช้ระบบมีส่วนร่วมตลอดกระบวนการ

                2. การวางแผนพัฒนาระบบถูกดำเนินการอย่างถูกต้อง

                3. มีแนวทางที่แน่นอนในการออกแบบและทดสอบชุดคำสั่ง

                4. เอกสารที่ใช้ประกอบในกระบวนการพัฒนาระบบมีความสมบูรณ์

                5. มีการวางแผนและการฝึกอบรมผู้ใช้ระบบที่ดี

                6. มีการตรวจสอบหลักการติดตั้งระบบใหม่เป็นระยะ

                7. มีการวางแผนให้มีกระบวนการในการบำรุงรักษาที่ง่าย

            8. การเตรียมความพร้อมสำหรับอนาคต

                ปกติทีมงานพัฒนาระบบประกอบด้วยบุคคลต่อไปนี้ คณะกรรมการ ผู้จัดการระบบสารสนเทศ ผู้จัดการโครงการ นักวิเคราะห์ระบบ นักเขียนโปรแกรม เจ้าหน้าที่รวบรวมข้อมูล และผู้ใช้และผู้จัดการทั่วไป โดยที่การพัฒนาระบบจะสามารถทำได้อยู่ 4 วิธี คือ

                1. วิธีเฉพาะเจาะจง

                2. วิธีสร้างฐานข้อมูล

                3. วิธีจากล่างขึ้นบน

                4. วิธีจากบนลงล่าง

                การพัฒนาระบบสารสนเทศจะมีกระบวนการที่ใหญ่แบ่งออกได้เป็นหลายขั้นตอน การที่จะพัฒนาระบบให้มีประสิทธิภาพ ทีมพัฒนาระบบจะต้องเข้าใจถึงขั้นตอนของกระบวนการพัฒนาเป็นอย่างดีเพื่อให้รู้ถึงหน้าที่และความรับผิดชอบของทีมงานแต่ละคน ซึ่งกระบวนการพัฒนาระบบนั้นสามารถแบ่งออกได้เป็น 5 ขั้นตอน คือ

                1. การสำรวจเบื้องต้น

                2. การวิเคราะห์ความต้องการ

            3. การออกแบบระบบ

                4. การจัดหาอุปกรณ์

                5. การติดตั้งระบบและการบำรุงรักษา

แบบฝึกหัด

1. ผู้ใช้มีความสำคัญต่อการพัฒนาระบบสารสนเทศอย่างไร

                1.1 สารสนเทศที่องค์การหรือหน่วยงานต้องการ แต่ยังไม่มีระบบใดในปัจจุบันที่จะช่วยให้ได้มาซึ่งข้อมูลหรือสารสนเทศนั้น

                1.2 ผู้ใช้ระบบไม่พอใจต่อสิงใด ขั้นตอนหรือส่วนประกอบใดในระบบปัจจุบัน เป็นต้นว่า ระบบเดิมมีการทำงานที่ยุ่งยากหรือมีหลายขั้นตอนในการเข้าถึงและจัดการข้อมูล ทำให้ผู้ใช้ต้องเสียเวลานานและสารสนเทศที่ได้มาอาจมีความผิดพลาดไม่ทันเวลา หรือไม่ตรงตามความต้องการ

                1.3 ผู้ใช้ระบบมีความต้องการให้ระบบใหม่มีรูปแบบและคุณลักษณะอย่างไร มีส่วนประกอบอะไรบ้าง และสามารถทำงานได้อย่างไร

2. ปัจจัยที่จะช่วยให้การพัฒนาระบบสารสนเทศให้ประสบความสำเร็จมีอะไรบ้าง

                1.ผู้ใช้ระบบ ผู้นำและผู้ใช้ระบบมีส่วนร่วมตลอดกระบวนการ

                2. การวางแผน การวางแผนพัฒนาระบบถูกดำเนินการอย่างถูกต้อง

                3. การทดสอบ มีแนวทางที่แน่นอนในการออกแบบและทดสอบชุดคำสั่ง

                4. การจัดเก็บเอกสาร เอกสารที่ใช้ประกอบในกระบวนการพัฒนาระบบมีความสมบูรณ์

                5. การเตรียมความพร้อม มีการวางแผนและการฝึกอบรมผู้ใช้ระบบที่ดี

                6. การตรวจสอบและการประเมินผล มีการตรวจสอบหลักการติดตั้งระบบใหม่เป็นระยะ

                7. การบำรุงรักษา มีการวางแผนให้มีกระบวนการในการบำรุงรักษาที่ง่าย

            8. อนาคต การเตรียมความพร้อมสำหรับอนาคต

3. ทีมงานพัฒนาระบบสารสนเทศมีลักษณะอย่างไร ประกอบด้วยบุคคลใดบ้าง และเหตุใดจึงต้องปฏิบัติงานร่วมกันเป็นทีม

                มีลักษณะเป็นกลุ่มบุคคลที่มีหน้าที่และความรับผิดชอบหรือมีส่วนเกี่ยวข้องในกระบวนการพัฒนาระบบ ปกติการออกแบบและพัฒนาระบบสารสนเทศในองค์การขนาดใหญ่จะต้องมีการทำงานร่วมกันของสมาชิกจากหลายส่วน

                ประกอบด้วยบุคคลดังต่อไปนี้

1.คณะกรรมการการดำเนินงาน มีหน้าที่ ตัดสินใจเกี่ยวกับการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบ

2. ผู้จัดการระบบสารสนเทศ เป็นบุคคลที่สำคัญมีหน้าที่ดูแลและประสานงานในการวางแผนงาน

3. ผู้จัดการโครงการ มีหน้าที่ รับผิดชอบในการวางแผน การจัดการ และควบคุมงาน

4. นักวิเคราะห์ระบบ เป็นบุคคลสำคัญที่ก่อให้เกิดผลงานขึ้นในขั้นตอนต่างๆของการพัฒนาระบบ

5. นักเขียนโปรแกรม ทำหน้าที่เกี่ยวกับการพัฒนาชุดคำสั่งการดำเนินงานให้กับระบบที่กำลังพัฒนา

6. เจ้าหน้าที่รวบรวมข้อมูล ทำหน้าที่ ช่วยเหลือนักวิเคราะห์ระบบและนักเขียนโปรแกรมในการพัฒนาระบบ

7. ผู้ใช้และผู้จัดการทั่วไป เป็นบุคคลที่ให้ข้อมูลที่เกี่ยวกับปัญหาที่เกิดขึ้นในระบบงาน

                เหตุที่ต้องปฏิบัติงานร่วมกันเป็นทีม เนื่องจากกระบวนการปฏิบัติงานที่ซับซ้อน และขอบเขตการงานที่หลากหลายครอบคลุมไปหลายส่วนงาน ดังนั้นความรู้ ทักษะ และความเข้าใจเพียงคนเดียวจึงไม่เพียงพอ

4. วิธีพื้นฐานที่ใช้ในการพัฒนาระบบสารสนเทศมีกี่วิธี อะไรบ้าง

                วิธีพื้นฐานที่ใช้ในการพัฒนาระบบสารสนเทศมี 4 วิธี ดังนี้

1. วิธีเฉพาะเจาะจง เป็นวิธีการแก้ปัญหาในงานใดงานหนึ่งโดยเฉพาะ ซึ่งต้องดำเนินงานอย่างรวดเร็ว

2. วิธีสร้างฐานข้อมูล เป็นวิธีการที่นิยมใช้ในหลายองค์การที่ยังไม่มีความต้องการระบบสารสนเทศเชิงกลยุทธ์

3. วิธีจากล่างขึ้นบน การพัฒนาระบบสารสนเทศจากระบบเดิมที่มีอยู่ภายในองค์การไปสู่ระบบใหม่ที่ต้องการ

4. วิธีจากบนลงล่าง เป็นการพัฒนาระบบจากนโยบายหรือความต้องการของผู้บริหารระดับสูง

5. การพัฒนาระบบสารสนเทศประกอบด้วยกี่ขั้นตอน อะไรบ้าง

                การพัฒนาระบบสารสนเทศประกอบด้วย 5 ขั้นตอน ดังนี้

1. การสำรวจเบื้องต้น

2. การวิเคราะห์ความต้องการ

3. การออกแบบระบบ

4. การจัดหาอุปกรณ์

5. การติดตั้งระบบและการบำรุงรักษา

6. ทีมงานพัฒนาระบบสมควรต้องทำอะไรบ้างในขั้นสำรวจเบื้องต้น

                การสำรวจเบื้องต้นเป็นขั้นตอนแรกของการวิเคราะห์และพัฒนาระบบสารสนเทศ โดยผู้พัฒนาระบบจะสำรวจหาข้อมูลในประเด็นต่างๆ เกี่ยวกับระบบงาน

7. ทีมงานพัฒนาระบบสมควรต้องกระทำอะไรบ้างในขั้นวิเคราะห์ความต้องการ

                การวิเคราะห์ความต้องการ เป็นขั้นตอนที่มุ่งเจาะลึกลงในรายละเอียดที่มากกว่าในขั้นสำรวจเบื้องต้น โดยเฉพาะในประเด็นที่เกี่ยวข้องกับความต้องการของผู้ใช้

8.ทีมงานพัฒนาระบบสมควรต้องกระทำอะไรบ้างในขั้นออกแบบระบบ

                การออกแบบระบบ ทีมงานพัฒนาระบบจะทำการออกแบบรายละเอียดในส่วนต่างๆของระบบสารสนเทศ เพื่อเป็นแนวทางในการจัดหาอุปกรณ์ต่างๆสำหรับนำมาพัฒนาระบบใหม่

9.ทีมงานพัฒนาระบบสมควรต้องกระทำอะไรบ้างในขั้นจัดหาอุปกรณ์ของระบบ

                การจัดหาอุปกรณ์ของระบบจะต้องทำการกำหนดส่วนประกอบของระบบทั้งในด้านของอุปกรณ์และชุดคำสั่ง ตลอดจนการบริการต่างๆที่ต้องการจากผู้ขาย ทีมงานพัฒนาระบบจะต้องทำการจัดหาสิ่งที่ต้องการ โดยพิจารณาตัดสินข้อเสนอของผู้ขายแต่ละราย

10. ทีมงานพัฒนาระบบสมควรต้องกระทำอะไรบ้างในขั้นติดตั้งระบบและการบำรุงรักษา

                การติดตั้งระบบและการบำรุงรักษาจะควบคุมและดูแลการติดตั้งอุปกรณ์ต่างๆ ของระบบใหม่โดยดำเนินการด้วยตัวเองหรือจ้างผู้รับเหมา และต้องทดสอบการใช้งานว่าระบบใหม่สามารถปฏิบัติงานได้ตรงตามวัตถุประสงค์และรูปแบบที่ได้ทำการออกแบบ

บทที่ 3 เรื่อง ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

สรุป

            ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หรือ MIS คือการเก็บรวบรวมข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์การมาไว้อย่างเป็นระบบ เพื่อทำการประมวลผลและจัดรูปแบบข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกลุ่มของระบบสารสนเทศย่อยๆ ที่แตกกระจายออกไปรับผิดชอบในแต่ล่ะหน้าที่คือระบบบ่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ โดยที่เราสามารถแบ่งระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการออกตามหน้าที่งานในองค์การได้เป็น 4 ระบบต่อไปนี้

                1.ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจหรือที่เรียกว่า TPS หมายถึงระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นโดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลัก โดยที่ TPS ช่วยสนับสนุนการดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ โดยที่ TPS มีหน้าที่หลักอยู่ 3 ประการ คือ

                                1.1 การทำบัญชี

                                1.2 การออกเอกสาร

                                1.3 การทำรายงานควบคุม

                2.ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการหรือที่เรียกว่า MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหาร สมควรต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้

                                2.1 สามารถที่จะสนับสนุนการตัดสินในทั้งที่เป็นแบบโครงสร้างและแบบกึ่งโครงสร้าง

                                2.2 ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กำหนดและนำเสนอให้ผู้จัดการทำการตรวจสอบ

                                2.3 ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือถูกกำหนดไว้

                                2.4 สารสนเทศที่บรรจุอยู่ในรายงานหรือเอกสารมักจะเป็นสารสนเทศที่เกิดขึ้นในอดีตมากกว่าที่จะสัมพันธ์กับอนาคต

                                2.5 บ่อยครั้งที่รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปแบบของกระดาษ ซึ่งสรุปข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรู้ โดยเฉพาะผู้จัดการที่ยังไม่คุ้นเคยกับการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงาน

                3.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจหรือที่เรียกว่า DSS หมายถึง ระบบที่จัดหาหรือจัดเตรียมสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง

                4.ระบบสารสนเทศสำนักงานหรือที่เรียกว่า OIS หมายถึง ระบบที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นให้ช่วยการทำงานของสำนักงาน โดยเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ OIS มีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์การเดียวกันและระหว่างองค์การ และแลกเปลี่ยนข่าวสารซึ่งกันและกันผ่านทางอุปกรณ์การติดต่อสื่อสารต่างๆ โดยที่เราสามารถแยกระบบสารสนเทศสำนักงานตามหน้าที่ออกเป็น 4 ประเภท ดังต่อไปนี้

                                4.1 ระบบจัดการเอกสาร มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่างๆภายในองค์การ จะประกอบด้วยเครื่องมือที่สำคัญดังต่อไปนี้

• การประมวลคำ
• การผลิตเอกสารหลายชุด
•  การออกแบบเอกสาร
•   การประมวลรูปภาพ
•  การเก็บรักษา

                                4.2 ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารภายในสำนักงาน ประกอบด้วยรูปแบบการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญดังต่อไปนี้

•        โทรสาร หรือ เครื่องFAX
•        ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Mail
•    ไปรษณีย์เสียง

                        4.3 ระบบประชุมทางไกล เป็นระบบที่เชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คน ซึ่งอยู่กันคนละที่ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ ระบบประชุมทางไกลแบ่งออกได้เป็น 5 ประเภท ต่อไปนี้

• การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง
• การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง
• การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์
• โทรทัศน์ภายใน
• การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล

                                4.4 ระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์ในการทำงานร่มกันอย่างเต็มที่ และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นหลายระบบดังต่อไปนี้

• ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม
• ระบบจัดระเบียบงาน
• คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ
• การนำเสนอประกอบภาพ
• กระดานข่าวสารในสำนักงาน

                     ----------------------------------------------------------------

แบบฝึกหัด

1. จงตอบคำถามย่อยต่อไปนี้

ก. อธิบายความหมายของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (TPS)

            หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นโดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์ โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลัก โดยที่ TPS ช่วยสนับสนุนการดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ

ข. หน้าที่หลักของ TPS มีอะไรบ้าง

                มีหน้าที่หลักอยู่ 3 ประการ

1. การทำบัญชี

ทำหน้าที่ในการเก็บบันทึกการปฏิบัติงานหรือเหตุการณ์ทางการบัญชีที่เกิดขึ้นในแต่ละวันขององค์การ

2. การออกเอกสาร

ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวันขององค์การ

3. การทำรายงานควบคุม

ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่างๆที่มีผลมาจากการดำเนินงานขององค์การ โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจสอบและควบคุมการดำเนินงานขององค์การ

ค. อธิบายส่วนประกอบของวงจรการทำงานของ TPS ว่าแตกต่างจากระบบจัดออกรายงานสำหรับการจัดการ (MRS) อย่างไร

            วงจรการทำงานของ TPS คือ

1. การป้อนข้อมูล เป็นส่วนแรกหรือจุดเริ่มต้มของวงจรการปฏิบัติงาน

2. การประมวลผลหรือการปฏิบัติงานกับข้อมูล หลังจากทำการป้อนข้อมูล ขั้นตอนต่อไปคือการประมวลผล

3. การปรับปรุงฐานข้อมูล ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลจะถูกนำไปปรับปรุงและจัดเก็บอย่างเป็นระบบ

4. การผลิตรายงานและอกสาร เป็นเอกสารที่แสดงให้เห็นรายละเอียดการทำงานในแต่ละวันขององค์การ

5. การให้บริการสอบถาม

                TPS และ MRS ต่างก็มีการออกรายงานและเอกสารซึ่งดูเหมือนว่าระบบสารสนเทศทั้งสองระบบจะทำหน้าที่ซับซ้อนกัน แต่เมื่อพิจารณาอย่างระเอียดจะพบว่าเอกสารและรายงานที่ออกโดย TPS และ MRS จะมีข้อแตกต่างกันคือ MRS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์สำหรับสนับสนุนการบริหารและการจัดการของผู้บริหาร ขณะที่ TPS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงและควบคุมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในแต่ละวันขององค์การ

2.จงตอบคำถามย่อยต่อไปนี้

ก. อธิบายความหมายของระบบจัดออกรายงานสำหรับการจัดการ (MRS)

                หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหาร

ข. รายงานที่ออกโดยระบบ (MRS) มีกี่ประเภท และอะไรบ้าง จงอธิบายอย่างละเอียด

            รายงานที่ออกโดยระบบ MRS มี 4 ประเภท ต่อไปนี้

1. รายงานที่ออกตามตาราง เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน โดยรายงานที่ออกตามตารางจะสรุปผลการดำเนินงานแต่ละช่วงที่ผ่านมา มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้จัดการในการวางแผน การตรวจสอบ และการควบคุมงานให้เป็นไปตามเป้าที่ต้องการ

2. รายงานที่ออกโดยกรณีพิเศษ เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น โดยการนำเสนอรายงานพิเศษมีวัตถุประสงค์ต้องการให้ผู้บริหารรับทราบและทำการตัดสินใจแก้ไขและควบคุมผลประโยชน์ขององค์การ

3. รายงานที่ออกตามความต้องการ เป็นรายการที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร ซึ่งรายงานตามความต้องการจะแสดงข้อมูลเฉพาะเรื่องที่ผู้บริหารต้องการทราบ เพื่อให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในปัญหาและสามารถตัดสินใจอย่างเหมาะสม

4. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์ เป็นรายงานที่ให้ข้อสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร การพยากรณ์จะอาศัยเทคนิคการวิเคราะห์ทางสถิติและคณิตศาสตร์ หรือที่เรียกว่าการวิจัยขั้นดำเนินงานมาทำการประมวลผลข้อมูลในอดีต เพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถมีแนวทางในการเลือกตัดสินใจ

ค. สิ่งที่ควรมีในรายงานที่ออกโดยระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ มีอะไรบ้าง

            1 สามารถที่จะสนับสนุนการตัดสินในทั้งที่เป็นแบบโครงสร้างและแบบกึ่งโครงสร้าง

            2 ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กำหนดและนำเสนอให้ผู้จัดการทำการตรวจสอบ

                3 ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือถูกกำหนดไว้

                4 สารสนเทศที่บรรจุอยู่ในรายงานหรือเอกสารมักจะเป็นสารสนเทศที่เกิดขึ้นในอดีตมากกว่าที่จะสัมพันธ์กับอนาคต

                5 บ่อยครั้งที่รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปแบบของกระดาษ ซึ่งสรุปข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรู้ โดยเฉพาะผู้จัดการที่ยังไม่คุ้นเคยกับการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงาน

ง. คุณสมบัติที่ดีของระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ มีอะไรบ้าง จงอธิบายอย่างละเอียด

            1. ตรงประเด็น รายงานที่ออกควรที่จะบรรจุด้วยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการหรือเป็นประโยชน์ต่อเรื่องที่ผู้บริหารกำลังทำการตัดสินใจอยู่

            2. ความถูกต้อง รายงานที่ออกควรที่จะบรรจุด้วยสารสนเทศที่ถูกต้อง ไม่มีข้อผิดพลาด และเป็นที่เชื่อถือได้ของผู้บริหาร

                3. ถูกเวลา รายงานที่ออกควรที่จะบรรจุสารสนเทศที่ทันสมัยและทันเวลา เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจที่กำลังกระทำอยู่ในขณะนั้น

                4. สามารถพิสูจน์ได้ รายงานที่ออกควรบรรจุสารสนเทศที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาว่าเป็นข้อมูลจากแหล่งใด และมีความน่าเชื่อถือเพียงใด

3. อธิบายความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (DSS)

            หมายถึง ระบบที่จัดหาหรือจัดเตรียมสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต

4. จงตอบคำถามย่อยต่อไปนี้

ก. อธิบายความหมายของระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS)

            หมายถึง ระบบที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นให้ช่วยการทำงานของสำนักงาน โดยเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ OIS มีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์การเดียวกันและระหว่างองค์การ และแลกเปลี่ยนข่าวสารซึ่งกันและกันผ่านทางอุปกรณ์การติดต่อสื่อสารต่างๆ

ข. อธิบายหน้าที่ของระบบจัดการเอกสารในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง

            ระบบจัดการเอกสาร มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่างๆภายในองค์การ จะประกอบด้วยเครื่องมือที่สำคัญดังต่อไปนี้

      การประมวลคำ

      การผลิตเอกสารหลายชุด

      การออกแบบเอกสาร

      การประมวลรูปภาพ

      การเก็บรักษา

ค. อธิบายหน้าที่ของระบบควบคุมข่าวสารในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง

            ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารภายในสำนักงาน ประกอบด้วยรูปแบบการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญดังต่อไปนี้

      โทรสาร หรือ เครื่องFAX

      ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Mail

      ไปรษณีย์เสียง เป็นการส่งผ่านข่าวสารที่เป็นเสียงจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง

ง. อธิบายหน้าที่ของระบบการประชุมทางไกลในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง

            3 ระบบประชุมทางไกล เป็นระบบที่เชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คน ซึ่งอยู่กันคนละที่ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ ระบบประชุมทางไกลแบ่งออกได้เป็น 5 ประเภท ต่อไปนี้

      การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง

      การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง

      การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์

      โทรทัศน์ภายใน

      การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล

จ.อธิบายหน้าที่ของระบบสนับสนุนการทำงานสำนักงานในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง

                ระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์ในการทำงานร่มกันอย่างเต็มที่ และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นหลายระบบดังต่อไปนี้

      ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม

      ระบบจัดระเบียบงาน

      คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ

      การนำเสนอประกอบภาพ

      กระดานข่าวสารในสำนักงาน

บทที่ 2 เรื่อง ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

สรุป

        ข้อมูล หมายถึง ข้อมูลดิบที่รวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยข้อมูลดิบจะยังไม่มีความหมายในการนำไปใช้ประโยชน์

        สารสนเทศ หมายถึง ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลข้อมูลดิบ ที่ถูกจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ โดยผลลัพธ์ที่ได้สามารถนำไปใช้ประโยชน์ นำไปประกอบการทำงาน โดยเฉพาะการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสทางธุรกิจ ในปัจจุบันข้อมูลสารสนเทศที่มีคุณภาพจะช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจวางแผน กำหนดเป้าหมาย และแก้ปัญหาในการดำเนินงานที่เกิดขึ้นได้อย่างดี

        ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ระบบที่รวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆทั้งภายนอกและภายในองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงานและการตัดสินใจของผู้บริหารในด้านต่างๆ อย่างมีประสิทธิภาพ โดยที่ MIS ประกอบด้วยส่วนประกอบที่สำคัญ 3 ประการ

1. เครื่องมือในการสร้าง MIS เป็นส่วนประกอบหรือโครงสร้างพื้นฐานที่รวมกันเข้าเป็นระบบสารสนเทศ และช่วยทำให้ระบบสามารถดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

2. วิธีการประมวลเป็นลำดับขั้นในการประมวลผลข้อมูล

3. การแสดงผลลัพธ์ที่ได้จากระบบสารสนเทศมักเป็นรูปของรายงานต่างๆ

        MIS จะช่วยผู้บริหารในการเข้าถึงข้อมูลเพื่อนำมาประกอบการวางแผน ตรวจสอบการดำเนินงาน โดยระบบสารสนเทศช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาสาเหตุและทำการแก้ปัญหา ถ้าเกิดสิ่งผิดปกติในการนำเดินงาน

        ในปัจจุบันผู้จัดการตั้งแต่ผู้บริหารระดับสูง ผู้จัดการระดับกลาง และหัวหน้าพนักงานระดับปฏิบัติงานต่างต้องเกี่ยวข้องกับสารสนเทศทั้งโดยทางตรงและทางอ้อม โดยมีระดับการใช้งานที่แตกต่างกัน ระบบสารสนเทศขององค์การมีบทบาทที่สำคัญดังต่อไปนี้

• ·        การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการสร้างประสิทธิภาพและความพร้อมในการแข่งขันให้กับองค์การ
• ·        เข้าใจความต้องการของระบบและองค์การในสภาพแวดล้อมยุคโลกาภิวัตน์
• ·        ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศสนับสนุนการพัฒนาคุณภาพในการดำเนินงานทั่วทั้งองค์การ
• ·        บริหารและตัดสินใจในการสรรหาและคัดเลือกเทคโนโลยีสารสนเทศและสื่อสารโทรคมนาคม
• ·        จัดการและควบคุมผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อผู้เกี่ยวข้อง
• ·        ให้ความช่วยเหลือและสนับสนุนการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงานแก่ที่ผู้ใช้อื่น
• ·        เข้าใจประเด็นสำคัญด้านจริยธรรมที่เกี่ยวกับการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศ

        หน่วยงานสารสนเทศอาจเป็นหน่วยงานอิสระหรือขึ้นตรงกับหน่วยงานหลัก เช่น การเงิน การตลาด หรือการปฏิบัติงาน ตลอดจนอาจถูกตั้งแยกออกจากองค์การตามความเหมาะสม และความต้องการสารสนเทศ

       บุคลากรในหน่วยงานสารสนเทศ จะมีหน้าที่รับผิดชอบเกี่ยวกับงานที่ต้องมีการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์เสริมในการบริหารสารสนเทศขององค์การโดยมีบุคลากรที่สำคัญในหน่วยงานสารสนเทศมีหลายระดับดังต่อไปนี้

1. หัวหน้าพนักงานสารสนเทศ หรือที่เรียกว่า CIO เป็นบุคลากรระดับสูง

         หน้าที่และความรับผิดชอบ ในการควบคุมดูแลเกี่ยวกับการบริหารงานระบบสารสนเทศของธุรกิจ การวางแผนและการกำหนดนโยบายสานสนเทศ

2. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ หรือที่เรียกว่า SA

        มีหน้าที่วิเคราะห์และออกระบบงานในระดับต่างๆ ให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์การและตรงตามความต้องการของผู้ใช้  รวมทั้งทำการศึกษาวิเคราะห์และวางแผนระยะยาว

3. ผู้เขียนชุดคำสั่ง

         มีหน้าที่เขียนชุดคำสั่งเพื่อควบคุมและสั่งงานให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามที่ผู้ใช้ต้องการ ปกติหน่วยงานขนาดใหญ่ที่ต้องใช้งานคอมพิวเตอร์ในปริมาณมากจะแบ่งกลุ่มงานของผู้มีหน้าที่เขียนชุดคำสั่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ

                1. ผู้เขียนชุดคำสั่งสำหรับระบบ ทำหน้าที่ดูแล ปรับปรุงและแก้ไขชุดคำสั่งสำหรับควบคุมและใช้งานระบบ ทำงานประสานกับชุดคำสั่งสำหรับการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

                2. ผู้เขียนชุดคำสั่งสำหรับใช้งาน ทำหน้าที่ ควบคุม ดูแล และเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวกับชุดคำสั่ง ตลอดจนบำรุงรักษาและพัฒนาให้ชุดคำสั่งดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

4. ผู้ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์

         มีหน้าที่ดูแลและควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยผู้ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์ควรมีความรู้เกี่ยวกับการทำงานของอุปกรณ์ในส่วนต่างๆของระบบคอมพิวเตอร์และระบบเครือข่าย

5. ผู้จัดตารางเวลา

         มีหน้าที่จัดตารางเวลาในการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ให้กับงานแต่ละชนิดภายในห้องใช้คอมพิวเตอร์

6. พนักงานจัดเก็บและรักษา

         มีหน้าที่เก็บรักษาและจัดทำรายการของอุปกรณ์ และจัดทำเอกสารเกี่ยวกับชุดคำสั่งที่ใช้งานตลอดจนทำดัชนีสำหรับข้อมูลเพื่อสะดวกในการค้นหาเมื่อต้องการใช้ข้อมูล

7. พนักงานจัดเตรียมข้อมูล

         มีหน้าที่ในการนำข้อมูลจากเอกสารเบื้องต้นมาจัดให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถทำความเข้าใจได้

                                     ---------------------------------------------------------

แบบฝึกหัด

1. นิยามความหมายและยกตัวอย่างของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ

             ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ หมายถึง ระบบที่รวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆทั้งภายนอกและภายในองค์การอย่างมีหลักเกณฑ์ เพื่อนำมาประมวลผลให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการทำงานและการตัดสินใจของผู้บริหารในด้านต่างๆ

                ยกตัวอย่าง เช่น สามารถเก็บรวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆทั้งภายในและภายนอกองค์การมาไว้ด้วยกันอย่างเป็นระบบ และทำการประมวลผลข้อมูลที่ได้มาอย่างมีประสิทธิภาพ เพื่อทำให้ได้สารสนเทศที่ช่วยสนับสนุนการปฏิบัติงานและการบริหารงานของผู้บริหาร

2. ข้อมูลและสารสนเทศมีความเหมือนหรือแตกต่างกันอย่างไร

                มีความแตกต่างกัน ข้อมูล หมายถึง ข้อมูลดิบที่รวบรวมข้อมูลจากแหล่งต่างๆ ทั้งภายในและภายนอกองค์การ โดยข้อมูลดิบจะยังไม่มีความหมายในการนำไปใช้ประโยชน์ หรือตรงตามความต้องการของผู้ใช้

            สารสนเทศ หมายถึง ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลข้อมูลดิบ ที่ถูกจัดเก็บไว้อย่างเป็นระบบ โดยผลลัพธ์ที่ได้สามารถนำไปใช้ประโยชน์ นำไปประกอบการทำงาน โดยเฉพาะการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสทางธุรกิจ ในปัจจุบันข้อมูลสารสนเทศที่มีคุณภาพจะช่วยผู้บริหารในการตัดสินใจวางแผน กำหนดเป้าหมาย และแก้ปัญหาในการดำเนินงานที่เกิดขึ้นได้อย่างดี

3. สารสนเทศที่ดีควรมีคุณสมบัติอย่างไร

                1. ถูกต้อง ข้อมูลที่ดีจะต้องมีความถูกต้องและปราศจากความขาดเคลื่อน เชื่อถือได้

                2. ทันเวลา ข้อมูลจะต้องทันต่อเหตุการณ์และไม่ล่าช้า

                3. สอดคล้องกับงาน สารสนเทศที่เป็นประโยชน์ต่อผู้บริหารต้องได้มาจากการประมวลผลของข้อมูลที่มีสาระตรงกันหรือสัมพันธ์กับปัญหาของงาน

                4. สามารถตรวจสอบได้ ข้อมูลบางประเภทอาจมาจากแหล่งข้อมูลที่ซับซ้อนและหลากหลายทั้งภายในและภายนอกองค์การ ซึ่งผู้ที่ใช้ต้องทำการตรวจสอบความถูกต้องและความน่าเชื่อถือได้ของสารสนเทศก่อน

4. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมีประโยชน์ต่อการประกอบธุรกิจอย่างไร

                ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการจะช่วยประมวลผลข้อมูลทางธุรกิจต่างที่ได้เก็บรวบรวมจากภายในและภายนอกองค์การเพื่อช่วยในเรื่องการตัดสินใจของผู้บริหาร ในด้านต่างๆทางธุรกิจ

5. ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการที่มีประสิทธิภาพต้องประกอบด้วยคุณสมบัติอย่างไร

                1. ความสามารถในการจัดการข้อมูล

                2. ความปลอดภัยของข้อมูล

                3. ความยืดหยุ่น

            4. ความพอใจของผู้ใช้

6. บุคคลที่เกี่ยวข้องกับระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการมีกี่ระดับ อะไรบ้าง

                ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ มี 3 ระดับ คือ

            1. หัวหน้างานระดับต้น

เป็นบุคคลที่ทำหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลการปฏิบัติงานแบบวันต่อวัน ได้แก่ หัวหน้างาน หัวหน้าหน่วย และหัวหน้าแผนก

                2. ผู้จัดการระดับกลาง

เป็นบุคคลที่ทำหน้าที่ควบคุมและประสานงานระหว่างหัวหน้างานระดับปฏิบัติการและผู้บริหารระดับสูงเพื่อให้การประสานงานราบรื่น ได้แก่ ผู้จัดการสาขา ผู้จัดการแผนก ผู้จัดการฝ่าย

                3. ผู้บริหารระดับสูง

เป็นกลุ่มบุคคลที่ที่ทำการกำหนดวิสัยทัศน์ ทิศทาง วางนโยบายและแผนงานระยะยาวขององค์การ โดยอาศัยข้อสรุปและสารสนเทศจากผู้จัดการระดับกลาง ได้แก่ คณะผู้บริหารระดับสูง ประธานบริษัท กรรมการผู้จัดการ

7. อธิบายความสัมพันธ์ระหว่างการใช้งานระบบสารสนเทศและระดับของผู้บริหารในองค์การ

               

ลักษณะของระบบ	ระดับของผู้ใช้งาน
	ปฏิบัติการ	ผู้จัดการระดับกลาง	ผู้บริหารระดับสูง
ที่มาของสารสนเทศ	ภายใน	ภายใน	ทั้งภายในและภายนอก
วัตถุประสงค์ของการใช้สารสนเทศ	ปฏิบัติงาน	ควบคุมผลการปฏิบัติงาน	วางแผน
ความถี่ของการใช้สารสนเทศ	สูง	ปานกลาง	ไม่แน่นอน
ขอบเขตของสารสนเทศ	แคบแต่ชัดเจน	ค่อนข้างกว้าง	กว้าง
ความละเอียดของสารสนเทศ	มาก	สรุปกว้างๆ	สรุปชัดเจน
การรายงานเหตุการณ์	ที่เกิดขึ้นแล้ว	เกิดแล้ว/กำลังจะเกิด	อนาคต
ความถูกต้องของสารสนเทศ	สูง	ปานกลาง	ตามความเหมาะสม

8. ผู้บริหารสมควรมีบทบาทต่อการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศขององค์การอย่างไร

Ø      การใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการสร้างประสิทธิภาพและความพร้อมในการแข่งขันให้กับองค์การ

Ø      เข้าใจความต้องการของระบบและองค์การในสภาพแวดล้อมยุคโลกาภิวัตน์

Ø      ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศสนับสนุนการพัฒนาคุณภาพในการดำเนินงานทั่วทั้งองค์การ

Ø      บริหารและตัดสินใจในการสรรหาและคัดเลือกเทคโนโลยีสารสนเทศและสื่อสารโทรคมนาคม

Ø      จัดการและควบคุมผลกระทบของเทคโนโลยีสารสนเทศที่มีต่อผู้เกี่ยวข้อง

Ø      ให้ความช่วยเหลือและสนับสนุนการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงานแก่ที่ผู้ใช้อื่น

Ø      เข้าใจประเด็นสำคัญด้านจริยธรรมที่เกี่ยวกับการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศ

9. โครงสร้างของหน่วยงานสารสนเทศแบ่งออกเป็นกี่ส่วน อะไรบ้าง

                โครงสร้างของหน่วยงานสารสนเทศแบ่งออกเป็น 3 ส่วน คือ

                1.หน่วยวิเคราะห์และออกแบบระบบ

                2.หน่วยเขียนชุดคำสั่ง

                3. หน่วยปฏิบัติการและบริการ

10. บุคลากรของหน่วยงานสารสนเทศแบ่งออกเป็นกี่ประเภท อะไรบ้าง

                1. หัวหน้าพนักงานสารสนเทศ หรือที่เรียกว่า CIO เป็นบุคลากรระดับสูง

หน้าที่และความรับผิดชอบ ในการควบคุมดูแลเกี่ยวกับการบริหารงานระบบสารสนเทศของธุรกิจ การวางแผนและการกำหนดนโยบายสานสนเทศ

            2. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ หรือที่เรียกว่า SA

มีหน้าที่วิเคราะห์และออกระบบงานในระดับต่างๆ ให้เป็นไปตามวัตถุประสงค์ขององค์การและตรงตามความต้องการของผู้ใช้  รวมทั้งทำการศึกษาวิเคราะห์และวางแผนระยะยาว

            3. ผู้เขียนชุดคำสั่ง

มีหน้าที่เขียนชุดคำสั่งเพื่อควบคุมและสั่งงานให้คอมพิวเตอร์ทำงานตามที่ผู้ใช้ต้องการ ปกติหน่วยงานขนาดใหญที่ต้องใช้งานคอมพิวเตอร์ในปริมาณมากจะแบ่งกลุ่มงานของผู้มีหน้าที่เขียนชุดคำสั่งออกเป็น 2 กลุ่ม คือ

                                3.1 ผู้เขียนชุดคำสั่งสำหรับระบบ ทำหน้าที่ดูแล ปรับปรุงและแก้ไขชุดคำสั่งสำหรับควบคุมและใช้งานระบบ ทำงานประสานกับชุดคำสั่งสำหรับการใช้งานอย่างมีประสิทธิภาพ

                            3.2 ผู้เขียนชุดคำสั่งสำหรับใช้งาน ทำหน้าที่ ควบคุม ดูแล และเก็บรักษาเอกสารที่เกี่ยวกับชุดคำสั่ง ตลอดจนบำรุงรักษาและพัฒนาให้ชุดคำสั่งดำเนินงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

            4. ผู้ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์

มีหน้าที่ดูแลและควบคุมการทำงานของเครื่องคอมพิวเตอร์ โดยผู้ควบคุมเครื่องคอมพิวเตอร์ควรมีความรู้เกี่ยวกับการทำงานของอุปกรณ์ในส่วนต่างๆของระบบคอมพิวเตอร์และระบบเครือข่าย

            5. ผู้จัดตารางเวลา

มีหน้าที่จัดตารางเวลาในการใช้เครื่องคอมพิวเตอร์ให้กับงานแต่ละชนิดภายในห้องใช้คอมพิวเตอร์

            6. พนักงานจัดเก็บและรักษา

มีหน้าที่เก็บรักษาและจัดทำรายการของอุปกรณ์ และจัดทำเอกสารเกี่ยวกับชุดคำสั่งที่ใช้งานตลอดจนทำดัชนีสำหรับข้อมูลเพื่อสะดวกในการค้นหาเมื่อต้องการใช้ข้อมูล

            7. พนักงานจัดเตรียมข้อมูล

มีหน้าที่ในการนำข้อมูลจากเอกสารเบื้องต้นมาจัดให้อยู่ในรูปแบบที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถทำความเข้าใจได้