สรุป
ระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
หรือ MIS คือการเก็บรวบรวมข้อมูลจากทั้งภายในและภายนอกองค์การมาไว้อย่างเป็นระบบ
เพื่อทำการประมวลผลและจัดรูปแบบข้อมูลให้ได้สารสนเทศที่เหมาะสมกลุ่มของระบบสารสนเทศย่อยๆ
ที่แตกกระจายออกไปรับผิดชอบในแต่ล่ะหน้าที่คือระบบบ่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ
โดยที่เราสามารถแบ่งระบบย่อยของระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการออกตามหน้าที่งานในองค์การได้เป็น
4 ระบบต่อไปนี้
1.ระบบปฏิบัติการทางธุรกิจหรือที่เรียกว่า
TPS หมายถึงระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นโดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์
โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลัก โดยที่ TPS ช่วยสนับสนุนการดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ
โดยที่ TPS มีหน้าที่หลักอยู่ 3 ประการ
คือ
1.1
การทำบัญชี
1.2
การออกเอกสาร
1.3
การทำรายงานควบคุม
2.ระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการหรือที่เรียกว่า
MRS หมายถึง ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม
ประมวลผล จัดระบบ และจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหาร สมควรต้องมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
2.1
สามารถที่จะสนับสนุนการตัดสินในทั้งที่เป็นแบบโครงสร้างและแบบกึ่งโครงสร้าง
2.2
ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กำหนดและนำเสนอให้ผู้จัดการทำการตรวจสอบ
2.3
ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือถูกกำหนดไว้
2.4
สารสนเทศที่บรรจุอยู่ในรายงานหรือเอกสารมักจะเป็นสารสนเทศที่เกิดขึ้นในอดีตมากกว่าที่จะสัมพันธ์กับอนาคต
2.5
บ่อยครั้งที่รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปแบบของกระดาษ
ซึ่งสรุปข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรู้ โดยเฉพาะผู้จัดการที่ยังไม่คุ้นเคยกับการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงาน
3.ระบบสนับสนุนการตัดสินใจหรือที่เรียกว่า
DSS หมายถึง ระบบที่จัดหาหรือจัดเตรียมสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร
เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น
ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง
4.ระบบสารสนเทศสำนักงานหรือที่เรียกว่า
OIS หมายถึง
ระบบที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นให้ช่วยการทำงานของสำนักงาน
โดยเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ OIS มีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์การเดียวกันและระหว่างองค์การ และแลกเปลี่ยนข่าวสารซึ่งกันและกันผ่านทางอุปกรณ์การติดต่อสื่อสารต่างๆ
โดยที่เราสามารถแยกระบบสารสนเทศสำนักงานตามหน้าที่ออกเป็น 4
ประเภท ดังต่อไปนี้
4.1
ระบบจัดการเอกสาร มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่างๆภายในองค์การ
จะประกอบด้วยเครื่องมือที่สำคัญดังต่อไปนี้
- การประมวลคำ
- การผลิตเอกสารหลายชุด
- การออกแบบเอกสาร
- การประมวลรูปภาพ
- การเก็บรักษา
4.2
ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร
ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารภายในสำนักงาน
ประกอบด้วยรูปแบบการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญดังต่อไปนี้
- โทรสาร หรือ เครื่องFAX
- ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Mail
- ไปรษณีย์เสียง
4.3
ระบบประชุมทางไกล เป็นระบบที่เชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2
คน ซึ่งอยู่กันคนละที่ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ ระบบประชุมทางไกลแบ่งออกได้เป็น
5 ประเภท ต่อไปนี้
- การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง
- การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง
- การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์
- โทรทัศน์ภายใน
- การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล
4.4
ระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน
ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์ในการทำงานร่มกันอย่างเต็มที่
และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นหลายระบบดังต่อไปนี้
- ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม
- ระบบจัดระเบียบงาน
- คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ
- การนำเสนอประกอบภาพ
- กระดานข่าวสารในสำนักงาน
----------------------------------------------------------------
แบบฝึกหัด
1. จงตอบคำถามย่อยต่อไปนี้
ก.
อธิบายความหมายของระบบปฏิบัติการทางธุรกิจ (TPS)
หมายถึง
ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นโดยใช้เครื่องมือทางอิเล็กทรอนิกส์
โดยเฉพาะคอมพิวเตอร์เข้ามาเป็นอุปกรณ์หลัก โดยที่ TPS ช่วยสนับสนุนการดำเนินงานในแต่ละวันขององค์การให้เป็นไปอย่างเรียบร้อยและเป็นระบบ
ข.
หน้าที่หลักของ TPS มีอะไรบ้าง
มีหน้าที่หลักอยู่
3 ประการ
1. การทำบัญชี
ทำหน้าที่ในการเก็บบันทึกการปฏิบัติงานหรือเหตุการณ์ทางการบัญชีที่เกิดขึ้นในแต่ละวันขององค์การ
2. การออกเอกสาร
ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่างๆที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติงานในแต่ละวันขององค์การ
3. การทำรายงานควบคุม
ทำหน้าที่เกี่ยวกับการออกเอกสารต่างๆที่มีผลมาจากการดำเนินงานขององค์การ
โดยมีวัตถุประสงค์เพื่อตรวจสอบและควบคุมการดำเนินงานขององค์การ
ค. อธิบายส่วนประกอบของวงจรการทำงานของ
TPS ว่าแตกต่างจากระบบจัดออกรายงานสำหรับการจัดการ (MRS)
อย่างไร
วงจรการทำงานของ
TPS คือ
1. การป้อนข้อมูล
เป็นส่วนแรกหรือจุดเริ่มต้มของวงจรการปฏิบัติงาน
2. การประมวลผลหรือการปฏิบัติงานกับข้อมูล
หลังจากทำการป้อนข้อมูล ขั้นตอนต่อไปคือการประมวลผล
3. การปรับปรุงฐานข้อมูล
ผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผลจะถูกนำไปปรับปรุงและจัดเก็บอย่างเป็นระบบ
4. การผลิตรายงานและอกสาร
เป็นเอกสารที่แสดงให้เห็นรายละเอียดการทำงานในแต่ละวันขององค์การ
5. การให้บริการสอบถาม
TPS
และ MRS ต่างก็มีการออกรายงานและเอกสารซึ่งดูเหมือนว่าระบบสารสนเทศทั้งสองระบบจะทำหน้าที่ซับซ้อนกัน
แต่เมื่อพิจารณาอย่างระเอียดจะพบว่าเอกสารและรายงานที่ออกโดย TPS และ
MRS จะมีข้อแตกต่างกันคือ MRS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์สำหรับสนับสนุนการบริหารและการจัดการของผู้บริหาร
ขณะที่ TPS จะออกรายงานที่มีวัตถุประสงค์เพื่อแสดงและควบคุมการปฏิบัติงานที่เกิดขึ้นในแต่ละวันขององค์การ
2.จงตอบคำถามย่อยต่อไปนี้
ก.
อธิบายความหมายของระบบจัดออกรายงานสำหรับการจัดการ (MRS)
หมายถึง
ระบบสารสนเทศที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นเพื่อรวบรวม ประมวลผล จัดระบบ
และจัดทำรายงานหรือเอกสารสำหรับช่วยในการตัดสินใจเกี่ยวกับการบริหาร
ข. รายงานที่ออกโดยระบบ
(MRS) มีกี่ประเภท และอะไรบ้าง จงอธิบายอย่างละเอียด
รายงานที่ออกโดยระบบ
MRS มี 4 ประเภท ต่อไปนี้
1. รายงานที่ออกตามตาราง
เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นตามระยะเวลาที่กำหนดแน่นอน โดยรายงานที่ออกตามตารางจะสรุปผลการดำเนินงานแต่ละช่วงที่ผ่านมา
มีวัตถุประสงค์เพื่อให้ข้อมูลแก่ผู้จัดการในการวางแผน การตรวจสอบ
และการควบคุมงานให้เป็นไปตามเป้าที่ต้องการ
2. รายงานที่ออกโดยกรณีพิเศษ
เป็นรายงานที่จัดทำขึ้นเมื่อมีสิ่งผิดปกติหรือปัญหาเฉพาะหน้าเกิดขึ้น
โดยการนำเสนอรายงานพิเศษมีวัตถุประสงค์ต้องการให้ผู้บริหารรับทราบและทำการตัดสินใจแก้ไขและควบคุมผลประโยชน์ขององค์การ
3. รายงานที่ออกตามความต้องการ เป็นรายการที่จัดทำขึ้นตามความต้องการของผู้บริหาร
ซึ่งรายงานตามความต้องการจะแสดงข้อมูลเฉพาะเรื่องที่ผู้บริหารต้องการทราบ เพื่อให้ผู้บริหารเกิดความเข้าใจในปัญหาและสามารถตัดสินใจอย่างเหมาะสม
4. รายงานที่ออกเพื่อพยากรณ์
เป็นรายงานที่ให้ข้อสารสนเทศที่ช่วยในการตัดสินใจของผู้บริหาร
การพยากรณ์จะอาศัยเทคนิคการวิเคราะห์ทางสถิติและคณิตศาสตร์
หรือที่เรียกว่าการวิจัยขั้นดำเนินงานมาทำการประมวลผลข้อมูลในอดีต
เพื่อช่วยให้ผู้บริหารสามารถมีแนวทางในการเลือกตัดสินใจ
ค.
สิ่งที่ควรมีในรายงานที่ออกโดยระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ มีอะไรบ้าง
1
สามารถที่จะสนับสนุนการตัดสินในทั้งที่เป็นแบบโครงสร้างและแบบกึ่งโครงสร้าง
2 ผลิตเอกสารหรือรายงานตามตารางที่กำหนดและนำเสนอให้ผู้จัดการทำการตรวจสอบ
3
ถูกผลิตออกมาในรูปแบบที่คงที่หรือถูกกำหนดไว้
4
สารสนเทศที่บรรจุอยู่ในรายงานหรือเอกสารมักจะเป็นสารสนเทศที่เกิดขึ้นในอดีตมากกว่าที่จะสัมพันธ์กับอนาคต
5
บ่อยครั้งที่รายงานหรือเอกสารจะถูกผลิตในรูปแบบของกระดาษ
ซึ่งสรุปข้อมูลที่ผู้ใช้ต้องการรู้
โดยเฉพาะผู้จัดการที่ยังไม่คุ้นเคยกับการใช้งานเทคโนโลยีสารสนเทศในการทำงาน
ง.
คุณสมบัติที่ดีของระบบจัดทำรายงานสำหรับการจัดการ มีอะไรบ้าง จงอธิบายอย่างละเอียด
1.
ตรงประเด็น รายงานที่ออกควรที่จะบรรจุด้วยสารสนเทศที่เป็นที่ต้องการหรือเป็นประโยชน์ต่อเรื่องที่ผู้บริหารกำลังทำการตัดสินใจอยู่
2. ความถูกต้อง รายงานที่ออกควรที่จะบรรจุด้วยสารสนเทศที่ถูกต้อง
ไม่มีข้อผิดพลาด และเป็นที่เชื่อถือได้ของผู้บริหาร
3.
ถูกเวลา รายงานที่ออกควรที่จะบรรจุสารสนเทศที่ทันสมัยและทันเวลา
เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจที่กำลังกระทำอยู่ในขณะนั้น
4.
สามารถพิสูจน์ได้ รายงานที่ออกควรบรรจุสารสนเทศที่สามารถตรวจสอบแหล่งที่มาว่าเป็นข้อมูลจากแหล่งใด
และมีความน่าเชื่อถือเพียงใด
3. อธิบายความหมายของระบบสนับสนุนการตัดสินใจ
(DSS)
หมายถึง
ระบบที่จัดหาหรือจัดเตรียมสารสนเทศสำหรับผู้บริหาร
เพื่อจะช่วยในการตัดสินใจแก้ปัญหาหรือเลือกโอกาสที่เกิดขึ้น
ปกติปัญหาของผู้บริหารจะมีลักษณะที่เป็นกึ่งโครงสร้างและไม่มีโครงสร้าง ซึ่งยากต่อการวางแนวทางรองรับหรือแก้ปัญหาที่จะเกิดขึ้นในอนาคต
4. จงตอบคำถามย่อยต่อไปนี้
ก. อธิบายความหมายของระบบสารสนเทศสำนักงาน
(OIS)
หมายถึง
ระบบที่ถูกออกแบบและพัฒนาขึ้นให้ช่วยการทำงานของสำนักงาน
โดยเราสามารถกล่าวอีกนัยหนึ่งคือ OIS มีวัตถุประสงค์เพื่อที่จะอำนวยความสะดวกในการติดต่อสื่อสารระหว่างพนักงานภายในองค์การเดียวกันและระหว่างองค์การ และแลกเปลี่ยนข่าวสารซึ่งกันและกันผ่านทางอุปกรณ์การติดต่อสื่อสารต่างๆ
ข. อธิบายหน้าที่ของระบบจัดการเอกสารในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง
ระบบจัดการเอกสาร
มีหน้าที่ดูแลเกี่ยวกับการจัดทำ กระจาย และเก็บรักษาเอกสารต่างๆภายในองค์การ
จะประกอบด้วยเครื่องมือที่สำคัญดังต่อไปนี้
การประมวลคำ
การผลิตเอกสารหลายชุด
การออกแบบเอกสาร
การประมวลรูปภาพ
การเก็บรักษา
ค.
อธิบายหน้าที่ของระบบควบคุมข่าวสารในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง
ระบบควบคุมและส่งผ่านข่าวสาร
ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อควบคุมการกระจายและการใช้งานข่าวสารภายในสำนักงาน
ประกอบด้วยรูปแบบการส่งผ่านข่าวสารที่สำคัญดังต่อไปนี้
โทรสาร หรือ เครื่องFAX
ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ หรือ E-Mail
ไปรษณีย์เสียง เป็นการส่งผ่านข่าวสารที่เป็นเสียงจากที่หนึ่งไปยังอีกที่หนึ่ง
ง. อธิบายหน้าที่ของระบบการประชุมทางไกลในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง
3 ระบบประชุมทางไกล
เป็นระบบที่เชื่อมโยงบุคคลตั้งแต่ 2 คน
ซึ่งอยู่กันคนละที่ให้สามารถประชุมหรือโต้ตอบกันได้ ระบบประชุมทางไกลแบ่งออกได้เป็น
5 ประเภท ต่อไปนี้
การประชุมทางไกลที่ใช้ทั้งภาพและเสียง
การประชุมทางไกลใช้เฉพาะเสียง
การประชุมโดยใช้คอมพิวเตอร์
โทรทัศน์ภายใน
การปฏิบัติงานผ่านระบบสื่อสารทางไกล
จ.อธิบายหน้าที่ของระบบสนับสนุนการทำงานสำนักงานในระบบสารสนเทศสำนักงานพร้อมยกตัวอย่าง
ระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงาน
ถูกพัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้พนักงานในสำนักงานเดียวกันใช้เทคโนโลยีที่มีอยู่ในสำนักงานให้เกิดประโยชน์ในการทำงานร่มกันอย่างเต็มที่
และช่วยให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
เราสามารถแบ่งระบบสนับสนุนการดำเนินงานในสำนักงานออกได้เป็นหลายระบบดังต่อไปนี้
ชุดคำสั่งสำหรับกลุ่ม
ระบบจัดระเบียบงาน
คอมพิวเตอร์ช่วยในการออกแบบ
การนำเสนอประกอบภาพ
กระดานข่าวสารในสำนักงาน
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น